e-Fatura verisiyle fiyat analizi nasıl yapılır?
e-Fatura, fiyat takibi için en temiz veri kaynağıdır. Her e-Fatura UBL-TR standardında yapılandırılmış bir XML dosyasıdır; ürün adı, miktar, birim, birim fiyat ve iskonto ayrı alanlarda yer alır. Bu sayede kalemler, görüntüden okuma (OCR) hatası olmadan fiyat geçmişine eklenebilir.
e-Fatura XML’i neden fiyat takibi için ideal?
PDF veya kâğıt fatura bir görüntüdür: içindeki metnin ve tablonun yorumlanması gerekir. e-Fatura XML ise bir veri dosyasıdır: her bilginin nerede olduğu standartla tanımlıdır. Bu fark üç avantaj sağlar:
- Doğruluk: Rakamlar yorumlanmaz, doğrudan alınır; virgül veya hane kayması olmaz.
- Tutarlılık: Satıcının vergi numarası, fatura numarası ve ETTN her faturada aynı yerde bulunur.
- Otomasyon: Entegratör üzerinden gelen faturalar insan müdahalesi olmadan işlenebilir.
Fiyat takibinde kullanılan UBL-TR alanları
Bir e-Fatura XML dosyasında fiyat takibi için gereken temel bilgiler şu alanlarda bulunur:
| Bilgi | XML alanı |
|---|---|
| Fatura numarası | cbc:ID |
| ETTN | cbc:UUID |
| Fatura tarihi | cbc:IssueDate |
| Satıcı VKN / TCKN | cac:AccountingSupplierParty içindeki cac:PartyIdentification |
| Ürün adı | cac:InvoiceLine → cac:Item → cbc:Name |
| Miktar ve birim | cbc:InvoicedQuantity ve unitCode niteliği |
| Birim fiyat | cac:Price → cbc:PriceAmount |
| Satır iskontosu | cac:AllowanceCharge |
| Satır tutarı | cbc:LineExtensionAmount |
| KDV | cac:TaxTotal → cac:TaxSubtotal |
Net birim fiyatı doğru hesaplamak
cbc:PriceAmount çoğu zaman iskonto öncesi liste fiyatıdır. Fiyat takibinde ise ödenen fiyat gerekir. Bu yüzden net birim fiyat, satır tutarından hesaplanır:
Net birim fiyat = İskonto sonrası satır tutarı ÷ Miktar
Çoğu faturada cbc:LineExtensionAmount iskonto sonrası tutarı içerir. Ancak bazı gönderenler satır iskontosunu bu tutara yansıtmadan ayrı bir cac:AllowanceCharge olarak bildirir. Güvenilir bir okuma için satır tutarının “miktar × fiyat − iskonto” ile tutarlı olup olmadığı kontrol edilmelidir.
Aynı faturanın iki kez sayılmasını önleyin
Aynı fatura hem e-posta ile PDF olarak hem de entegratör üzerinden XML olarak gelebilir. İkisi de işlenirse alış tutarları iki katına çıkar ve aynı gün için çelişen fiyat kayıtları oluşur.
- XML’de ETTN varsa eşleştirmenin en güvenilir anahtarı budur.
- PDF’te ETTN okunamıyorsa satıcı VKN + fatura numarası birlikte kullanılır.
- Mükerrer olduğu anlaşılan kayıt silinmek yerine “mükerrer” olarak işaretlenirse denetim izi korunur.
e-Faturaları otomatik çekmek
e-Fatura mükellefleri faturalarını genellikle bir özel entegratör aracılığıyla alır. Entegratörlerin sunduğu bağlantılarla gelen faturalar düzenli olarak çekilebilir; böylece her faturayı panelden indirip yüklemek gerekmez.
e-Fatura sistemine dahil olmayan firmalardan gelen e-Arşiv faturalar ise çoğunlukla PDF veya e-posta olarak ulaşır. Bunlar da PDF okuma ile aynı fiyat geçmişine eklenebilir.
Prulse ile e-Fatura fiyat analizi
Prulse’a e-Fatura XML dosyalarınızı yükleyebilir ya da Nilvera veya Uyumsoft hesabınızı bağlayarak gelen faturaların kendiliğinden işlenmesini sağlayabilirsiniz (otomatik e-Fatura entegrasyonu Enterprise planında yer alır). Net birim fiyat satır tutarından hesaplanır, ayrı bildirilen satır iskontoları uygulanır ve aynı faturanın PDF kopyası XML geldiğinde mükerrer sayılır. Entegrasyon bilgileriniz şifrelenerek saklanır.
Sık sorulan sorular
e-Fatura XML dosyası nereden indirilir?
e-Fatura XML dosyaları, faturaları aldığınız özel entegratörün panelinden ya da GİB e-Fatura Portalı’nı kullanıyorsanız portal üzerinden indirilebilir. Entegratör bağlantısı kurulduğunda indirme adımına gerek kalmaz.
e-Arşiv faturalar da fiyat analizine dahil edilebilir mi?
Evet. e-Arşiv faturalar genellikle PDF olarak ulaşır ve kalemleri PDF okuma ile çıkarılabilir. Aynı ürünün e-Fatura ve e-Arşiv faturadan gelen alışları aynı fiyat geçmişinde birleşir.
e-Fatura XML’inde iskonto nerede yer alır?
Satır iskontosu genellikle ilgili cac:InvoiceLine içindeki cac:AllowanceCharge alanında, fatura geneline uygulanan iskonto ise belge seviyesindeki cac:AllowanceCharge alanında bulunur.