Fatura inceleme: gelen faturada kontrol edilmesi gereken 12 madde
Gelen bir faturayı incelemek; kimlik bilgilerini, kalemlerin miktar ve fiyatını, iskonto ve vergi hesaplarını, siparişle ve teslimatla uyumunu ödeme yapmadan önce kontrol etmektir. Aşağıdaki 12 maddelik liste hem hatalı faturaları hem de fark edilmeden geçen fiyat artışlarını yakalamaya yardımcı olur.
Belge ve kimlik kontrolleri
- Satıcı bilgileri: Unvan ve vergi numarası çalıştığınız tedarikçiyle aynı mı?
- Alıcı bilgileri: İşletmenizin unvanı, vergi dairesi ve vergi numarası doğru yazılmış mı?
- Tarih ve numara: Fatura tarihi teslimatla uyumlu, fatura numarası eksiksiz mi?
- Mükerrer kontrol: Aynı numara veya ETTN ile daha önce bir fatura kaydedildi mi?
Kalem kontrolleri
- Ürün: Faturadaki ürün, sipariş ettiğiniz marka, kalite ve gramajla aynı mı?
- Miktar: Faturalanan miktar, teslim alınan ve irsaliyede yazan miktarla uyuşuyor mu?
- Birim: Koli yerine adet, kilogram yerine gram gibi bir birim hatası var mı?
- Birim fiyat: Net fiyat, anlaşılan fiyatla veya aynı tedarikçiden yapılan son alışla uyumlu mu? Değiştiyse artış oranını not edin.
Hesap kontrolleri
- İskonto: Anlaşılan iskonto uygulanmış mı, oranı doğru mu?
- Satır toplamları: Her satırda miktar × net birim fiyat, satır tutarına eşit mi?
- KDV: Ürüne uygulanan KDV oranı ve hesaplanan tutar doğru mu?
- Genel toplam ve vade: Ara toplam, vergi ve genel toplam tutarlı mı; ödeme vadesi anlaşmaya uygun mu?
Üç yönlü eşleştirme: sipariş, irsaliye, fatura
Kurumsal satın almada yaygın olan üç yönlü eşleştirme, küçük işletmelerde de uygulanabilecek basit bir yöntemdir. Fatura, ödeme onayından önce iki belgeyle karşılaştırılır:
| Belge | Neyi gösterir? | Faturada kontrol edilen |
|---|---|---|
| Sipariş | Ne istendi, hangi fiyata? | Ürün ve anlaşılan fiyat |
| İrsaliye / teslim tutanağı | Ne teslim alındı? | Miktar ve ürün |
| Fatura | Ne için ödeme isteniyor? | Tutarlar, vergi ve vade |
Yazılı bir sipariş yoksa aynı tedarikçiden yapılan son alışın faturası fiyat referansı olarak kullanılabilir.
En sık görülen fatura hataları
- Aynı teslimatın iki kez faturalandırılması
- Teslim edilmeyen veya iade edilen kalemin faturada kalması
- Anlaşılan iskontonun uygulanmaması
- Koli fiyatının adet fiyatı gibi girilmesi ya da tersi
- Güncel olmayan fiyat listesinin kullanılması
- Satır tutarlarında yuvarlama ve hesap hataları
Hatalı fatura tespit edildiğinde
Hatayı fatura numarası, ilgili satır ve beklenen değerle birlikte tedarikçiye yazılı olarak bildirin; düzeltme gelene kadar ilgili tutarın ödemesini bekletin.
e-Faturalarda ret ve iade süreçleri fatura senaryosuna bağlıdır: temel senaryoda fatura sistem üzerinden reddedilemez; ticari senaryoda ise alıcı faturayı yasal süre içinde kabul veya reddedebilir. Hangi yolun izleneceğini muhasebe danışmanınızla netleştirmeniz önerilir.
Prulse ile fatura inceleme
Prulse faturayı okuduktan sonra satırları kaydetmeden önce inceleme ekranında gösterir: ürün, miktar, birim ve net fiyatı kontrol edip düzeltebilir, satır ve fatura toplamlarını görebilirsiniz. Daha önce kaydedilmiş bir fatura yeniden geldiğinde mükerrer olarak işaretlenir; fiyatı değişen kalemler ise karşılaştırma sonucunda öne çıkar.
Sık sorulan sorular
Küçük bir işletmede her faturanın incelenmesi gerekir mi?
İdeal olan her faturanın en azından tutar, miktar ve fiyat açısından kontrol edilmesidir. Zaman kısıtlıysa yüksek tutarlı faturalara ve sık alınan ürünlere öncelik verin; fiyat karşılaştırmasının otomatik yapılması bu kontrolü büyük ölçüde hızlandırır.
Mükerrer fatura nasıl anlaşılır?
Aynı satıcıdan aynı numaralı ya da aynı ETTN’li ikinci bir fatura mükerrerdir. Numarası farklı olsa da aynı tarih, aynı tutar ve aynı kalemleri içeren faturalar da ayrıca kontrol edilmelidir.
Fatura incelemesinde en çok hangi hatalar gözden kaçar?
Tutarı küçük ama sık tekrarlanan hatalar: uygulanmayan iskontolar, birim karışıklıkları ve birkaç kuruşluk birim fiyat artışları. Tek faturada önemsiz görünen bu farklar yıllık bazda önemli tutarlara ulaşır.